Nicht zuletzt aufgrund der Corona-Krise haben zahlreiche Unternehmen ihre Mitarbeiter ins Homeoffice geschickt. Viele davon arbeiten heute noch immer überwiegend oder sogar gänzlich von zu Hause aus. Bei der fehlenden Kommunikation mit Kollegen, dem neuen Arbeitsumfeld sowie der neuen Bewältigung der Aufgaben kann die Situation ohne die richtigen Tools sicher manchmal etwas überfordernd sein.
Hier eine Übersicht einiger Hilfsmittel, die den Unternehmen und Mitarbeitern weiterhelfen - teils sogar kostenlos.
Kommunikation:
Google Hangouts: Als Nutzer von Googles G Suite können auch Hangouts Chats genutzt werden. Hier ist ein Abo notwendig, welches etwa fünf Euro monatlich pro Nutzer kostet. Im Chat kann man dann einige andere Google-Dienste integrieren - ein klarer Vorteil. Ab und an bietet Google den Dienst auch für einen bestimmten Zeitraum kostenlos an.
Microsoft Teams: Mit dem bekannten Programm kann man chatten, Audio- oder Videoanrufe nutzen und Dateien speichern - und zwar kostenfrei. Möchte man noch weitere Funktionen nutzen, kann man Teams auch als Teil vom Office-365-Paket für monatlich circa vier Euro pro Benutzer erwerben. Diese Version ermöglicht dann auch Implementierung und Synchronisierung von anderen Office-Diensten. Aufgepasst: Zeitweilig stellt Microsoft dieses Paket für Bildungseinrichtungen sogar für mehrere Monate kostenlos zur Nutzung frei.
Slack: Über diesen Messenger ist Kommunikation zu zweit oder gruppenweise, per Chat und (Video-)Telefonie möglich. Auch Dateien können schnell und einfach versendet werden. Kleine Gruppen können Slack umsonst nutzen. Für Unternehmen gibt es das Tool ab circa sechs Euro monatlich.
Videoanrufe/-konferenzen:
Zoom: Dieses Programm wird seit einigen Monaten weltweit extrem häufig genutzt. Ein Plus sind hier die vielen Funktionalitäten wie zum Beispiel das Mitschneiden des Meetings oder Speichern von Anrufen. Mit einem Zugangslink können alle Mitarbeiter beitreten, die Meetings sind einfach zu organisieren. Meetings mit weniger als 100 Leuten sind kostenlos, wenn sie kürzer als maximal 40 Minuten sind kostenlos. Ist das Meeting länger, kostet Zoom pro Moderator knapp 14 Euro. Allerdings ist Vorsicht geboten: Immer wieder kommen Meldungen über Sicherheitslücken.
Skype: Bekannt, einfach und kostenfrei. Skype ermöglicht das Basispaket mit Video-, Audioanrufen und Chat.
Lifesize: Ein eher nicht so bekanntes Programm. Es bietet zeitweilig für sechs Monate kostenlos die Möglichkeit, Meetings mit bis zu 25 Personen kostenlos abzuhalten.
Projektmanagement:
Trello: Das bekannte Programm ist beliebt, da es die wichtigsten Funktionen bietet. Hier können mit Listen, Karten und Boards ganz einfach Aufgaben verteilt werden. Trello ist für bis zu zehn Personen kostenlos. Ab circa zehn Euro gibt es Trello mit größeren Team-Kapazitäten und weiteren praktischen Features. Zudem praktisch: Trello ist auch mit dem Messenger Slack kompatibel.
Airtable: Gerade für Tabellen-Freunde bietet sich dieses übersichtliche Tool an. Hier können Aufgaben und vieles mehr über Tabellen erstellt und gefüllt werden. Airtable ist in einer kostenlosen Version oder - natürlich mit dann mehr Features - für etwa zehn Euro erhältlich.
Asana: Für Teams bis 15 Personen ist das Programm für die Organisation von Projekten und Arbeitsaufgaben kostenlos. Ein Blick lohnt sich in jedem Fall: Aufgaben können den Mitarbeitern zugeordnet und auf verschiedene Weise veranschaulicht werden.
Dokumentbearbeitung/Cloudbasiertes Filesharing:
Microsoft Teams: Diese Funktion ist mit Teams (siehe oben) problemlos möglich. Hier können verschiedene Mitarbeiter gleichzeitig in der gleichen Datei arbeiten.
Google Docs: Dieses Programm ist mit einem google-Account kostenlos und bietet ähnliche Möglichkeiten wie Teams. Über Google kann man gemeinsam Dokumente, Tabellen oder auch Präsentationen bearbeiten.
Dropbox: Mit diesem bekannten Programm können Videos, Bilder, Dokument und andere Dateien praktisch an einem Ort eingestellt und für das Team freigegeben werden. Gespeicherte Dokumente lassen sich dann gemeinsam bearbeiten. Kostenfrei ist Dropbox bei Datenmengen bis zwei Gigabyte. Ab drei Nutzern sind Kosten ab zehn Euro pro Monat und Nutzer zu entrichten. Dafür gib es aber auch mehr Speicherplatz.
WeTransfer: Mit diesem browserbasierten Tool kann man Dateien nahezu jeder Art kostenlos an einen oder mehrere Kollegen versenden. Die Datenmenge ist auf zwei Gigabyte begrenzt. Für monatliche Gebühren kann man sich mehr Datenvolumen dazukaufen.
TransferXL: Diese browserbasierte Web-Dienst ist WeTransfer sehr ähnlich. Allerdings kann man hier auf einen Schlag noch größere Datenmengen an einen oder mehrere Kollegen verschicken. Und zwar kostenlos.
