Laut Statista rechnen rund 75 Prozent der Unternehmen in der Informationswirtschaft ab 100 Beschäftigten mit einer dauerhaften Ausweitung der Heimarbeit. Passend dazu verlagerte sogar der eher als konservativ eingeschätzte Versicherungskonzern Allianz bis heute längst 90 Prozent der Arbeit ins Homeoffice und sagte sämtliche Dienstreisen ab. Konzernchef Oliver Bäte erklärte gegenüber dem Webportal karriere.de, dass ihm dieser Umstand neue Erkenntnisse beschert habe: „Ich bin manchmal erheblich produktiver.“
Vielen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern gehe es ähnlich. Passend dazu äußerte sich Allianz-Vorstand Christof Mascher gegenüber dem Handelsblatt, dass wohl längerfristig bis zu „40 Prozent der Mitarbeiter von zu Hause arbeiten“ werden. Auch eine höhere Zahl der etwa 150.000 Mitarbeiter sei durchaus möglich.
Die „Revolution“ innerhalb des Versicherungsunternehmens dürfte exemplarisch für den grundsätzlichen Wandel der Arbeitswelt in Richtung Heimarbeit und weg von der Präsenzkultur sein. Schließlich bietet dieses Modell daneben auch vielfältige Einsparpotenziale für die Arbeitgeber.
Damit die Arbeit im Homeoffice allerdings auch langfristig funktioniert und effektiv ist, gilt es, einige Punkte zu beachten.
1. Während der Erstellung neuer und der Situation angepasster Arbeitskonzepte sollten sich Arbeitgeber zunächst über gewisse Dinge wie die folgenden klar werden:
- Wie können wir Büroflächen abstoßen?
- Wie teilen wir uns die verbliebene Fläche auf, falls es punktuell doch Präsenzzeiten im Büro gibt bzw. geben muss?
- Wie organisieren wir uns in der neuen Situation – womöglich auch standortübergreifend?
- Benötigen wir neue technische Upgrades - sowohl in den Büros als auch im Homeoffice?
- Was brauchen unsere Mitarbeiter in der sich neu entwickelnden beruflichen Welt?
- Wie können sich unsere Mitarbeiter/Teams trotz aller Beschränkungen regelmäßig treffen - digital und womöglich sogar persönlich?
- Welche Arbeitskultur soll von nun an gelebt werden?
- Wie erfolgt die Beurteilung von Mitarbeitern, wenn jeder von einem anderen Ort aus arbeitet?
- Welche Regeln können dabei helfen, um dauerhaft vom Homeoffice aus zu arbeiten?
2. Damit erst gar keine Kommunikationsprobleme aufkommen oder sich längerfristig entwickeln können, müssen klare und für das jeweilige Business passende Strukturen entwickelt werden und Aufgaben sowie Zuständigkeiten eindeutig definiert und zugeordnet werden. Dazu sollten regelmäßige Online-Meetings - sowohl mit dem Team als auch eins-zu-eins - anberaumt werden. Dies führt nicht nur zu einer „Synchronisierung“ innerhalb des Teams, sondern auch dazu, dass sich die Mitarbeiter auf die Dauer nicht allein fühlen.
3. Um gewisse Aufgaben besser lösen zu können, sollte man verstärkt in „Teams“ denken. Das heißt: Mit Blick auf die jeweiligen Aufgaben und die Fähigkeiten der Mitarbeiter kleinere Teams zusammenstellen.
4. Auch regelmäßige persönliche Treffen sollten nicht vergessen werden. Klar, in Pandemie-Zeiten ist dies schwierig. Doch sollten mittel- bis langfristig mal wieder normale Zustände herrschen, ist es wichtig, regelmäßig persönliche Teamtreffen oder gemeinsame Ausflüge anzuberaumen, um das Teamgefühl zu stärken. Das geht natürlich auch digital: Beim gemeinsamen virtuellen Mittagessen oder ähnlichem.
5. Von Kontrolle zum Vertrauen: Sobald die technischen und regulatorischen Voraussetzungen geschaffen sind, muss es für eine Vielzahl der Unternehmen darum gehen, den Mitarbeitern mit mehr Vertrauen zu begegnen. Geordnet synchron zu arbeiten - von welchem Ort aus auch immer - setzt eine Kultur des Vertrauens voraus. Entsprechend sollte jedes Unternehmen versuchen, ein gesundes Gleichgewicht zwischen Kontrolle und Freiheit neu zu definieren. Schließlich dürfte mittlerweile jedem Wissensarbeiter bewusst sein, dass Arbeit nicht das ist, was man durch Anwesenheit sehen und überprüfen kann. Diese Kulturveränderung, die „weg von der Stechuhr“ führt, ist kaum noch zu stoppen. Einige Unternehmen leben diese Kultur längst, Stichwort „Vertrauensarbeitszeit“.
6. Lernen im Prozess & Dialog: Bei der aktuellen Transformation in Richtung Homeoffice oder der hybriden Arbeit ist sicher nicht alles vorhersehbar. Aus diesem Grund ist es so wichtig, aus den Erfahrungen zu lernen – und Regeln sowie gelebte Praxis anzupassen. Daher empfiehlt es sich, dass Führungskräfte und Mitarbeiter transparent in Dialog treten, um mit Blick auf den künftigen Workflow die optimalen Lösungen zu finden.
Diese unterschiedlichen Punkte sind als Grundlage für die dauerhafte Arbeit im Homeoffice wichtig und erleichtern die Zusammenarbeit. Denn es dürfte klar sein – Homeoffice wird auch nach der Krise ein wichtiger Bestandteil einer sich verändernden Arbeitswelt bleiben.
